Оформляем приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В компании возможны ситуации, когда сотрудник не выполняет свои непосредственные обязанности определённое время, но остаётся в штате. Это актуально, если он находится:

• на больничном;
• на курсах повышения квалификации вдали от места работы;
• в отпуске (любого вида, будь то учебный, стандартный ежегодный, или по уходу за ребёнком);
• на прохождении аттестации при обучении;
• на медицинском осмотре;
• в командировке.

В этих случаях, чтобы производство не остановилось, работодатель поручает другому сотруднику выполнять обязанности отсутствующего до его возвращения или нанимает постороннего человека, не работающего в организации. Это решение руководства оформляется внутри предприятия одним из следующих способов:

• замещением, путём временного перевода (когда сотрудник освобождается от своих изначальных обязанностей и всецело концентрируется на новых);
• совмещением, поручением обязанностей при сохранении текущих (сотруднику приходится совмещать и свою работу, и новую).

С посторонним человеком, не работающим пока в учреждении, заключается срочный трудовой договор (вместе с внешним совместительством, если сотрудник продолжает трудиться на своём основном предприятии).

Среди работодателей большой популярность пользуется такой вариант: если сотрудник планирует долго отсутствовать, работодатель приглашает постороннего человека, который нигде не трудоустроен, и заключает с ним трудовой договор.

Однако случаи совмещения и замещения внутри одного предприятия также встречаются часто, при непродолжительном отсутствии человека, например, в течение 1 месяца (ежегодный оплачиваемый отпуск) или во время болезни, если она не очень серьёзная.  В этом случае нет необходимости нанимать человека «со стороны», а можно воспользоваться услугами уже имеющегося сотрудника, если его опыт, знания и квалификация позволяют выполнять новые функции на должном уровне.

Отсылки на Трудовой кодекс

Основной документ, на который ссылаются при оформлении замещения или совмещения внутри предприятия – Трудовой кодекс Российской Федерации. Механизм совмещения или замещения внутри одной организации раскрывают следующие статьи:

• Статья 60.2 сообщает о правилах совмещения должностей, исполнения новых функций при наличии старых.
• Статья 151 касается оплаты труда при совмещении.
• Статья 72.2 раскрывает механизм замещения внутри одной организации с согласия сотрудника или без него (это актуально в ситуации простоя и прочих форс-мажорных обстоятельствах сроком до 1 месяца).

Зачем нужен приказ

Это документ официально подтверждает согласие сотрудника, на которого временно возложены дополнительные обязанности. Он оформляется в двух экземплярах (один для хранения в стенах фирмы, а другой держит у себя сотрудник). На его основе осуществляется оплата «двойной» работы при совмещении или «одинарной», но временной при замещении.

Приказ – это не единственный документ, который фиксирует на бумаге факт совмещения или замещения штатным сотрудником. Он ещё подписывает соглашение, которое подтверждает следующие факты:

• согласие штатного сотрудника;
• его ознакомление с дополнительными (заменяющими) обязанностями;
• сведения о дополняющих функциях (документ ссылается на надлежащую должностную инструкцию или подробно перечисляет новые);
• механизм выполнения обязанностей: замещение или совмещение;
• срок, в течение которого соглашение и приказ будут актуальны;
• размер доплаты.

В трудовой книжке штатного сотрудника никакой отметки о совмещении или замещении делать не нужно.

Как оформить

Приказ должен содержать следующие сведения:

• причина назначения (временное отсутствие основного сотрудника);
• период, в течение которого на заместителя будут возложены дополнительные обязанности (или пишется точный срок, или то событие, служащее сигналом к завершению вторичной работы, например, возвращение сотрудника из больничного или декрета);
• перечень обязанностей, которые дополняют спектр, уже имеющийся у заместителя;
• размер доплаты за выполнение второй работы.

Как оплачивается

Если сотрудник выполняет новые и свои обязанности, совмещая их, ему положена доплата в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса. Её размер обговаривается ещё в устной форме, при обсуждении возможности совмещения между работодателем и сотрудником. Называют твёрдую сумму или процент к зарплате. Трудовой кодекс не выставляет здесь верхние и нижние рамки, но они могут упоминаться в отраслевых соглашениях или распоряжениях вышестоящих организациях.

Если же речь идёт не о совмещении, а о замещении, то есть временном переводе на другую должность, то здесь предусматривается не добавка к основной заработной плате, а зарплата, характерная для той вакансии, которую на какой-то период подменяет сотрудник. И эта сумма может быть больше или меньше, чем его обычная зарплата.

Образец приказа о совмещении

Приказ №6

ООО «Цветочек»

05.06.2019

Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

По причине ухода главного бухгалтера Смирновой С.Н. в отпуск по беременности и родам приказываю:

1. Возложить обязанности главного бухгалтера Миронову А.М. до момента выхода Смирновой С.Н. из отпуска по беременности и родам.
2. Ознакомить Миронову А.М. с должностной инструкцией главного бухгалтера и с перечнем обязанностей.
3. На обозначенный период установить доплату к заработной плате Мироновой А.М. в размере 70% от должностного оклада Смирновой С.Н, установленного в штатном расписании.

Генеральный директор (подпись)К.В.Козлов

С приказом ознакомлена

Миронова (подпись)

Немного другие данные указываются в приказе, раскрывающем временный перевод, а не совмещение. Указываются:

• прежняя и нынешняя должности,
• причина перевода,
• срок нахождения;
• условия оплаты.

Заключение

Приказ о временном замещении или совмещении сотрудника при его длительном отсутствии фиксирует изменение привычного распорядка предприятия. Этот документ хранится в отделе кадров несколько лет, и на него могут ссылаться при проверках и расчёте заработной платы.

Об авторе

Валерий Исаев

Валерий Исаев окончил Московский государственный юридический институт. За годы работы в адвокатской сфере провел множество успешных гражданских и уголовных дел в судах различной юрисдикции. Большой опыт в юридической помощи гражданам в различных областях.